VAT-UE w afiliacji – kiedy afiliant musi mieć europejski NIP?

VAT-UE jest jednym z najbardziej mylących pojęć dla początkujących przedsiębiorców. Sama nazwa sugeruje, że dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT, przez co wydawca korzystający ze zwolnienia często zakłada, że temat go nie dotyczy. Tymczasem przedsiębiorca może pozostać zwolniony z polskiego VAT, a jednocześnie mieć obowiązek rejestracji VAT-UE.

Ministerstwo Finansów mówi o tym wprost. Rejestracji należy dokonać przed pierwszą transakcją wewnątrzwspólnotową, w tym przed świadczeniem określonych usług na rzecz podatnika z innego państwa UE. Podatnik zwolniony z VAT po rejestracji VAT-UE nadal może korzystać ze zwolnienia krajowego.

Typowy przykład: polski publisher i niemiecka sieć

Polski wydawca prowadzi małą JDG i osiąga 80 tys. zł rocznego przychodu, więc korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Dołącza do sieci afiliacyjnej z Niemiec i zaczyna świadczyć jej usługi. Dla typowej usługi B2B miejsce świadczenia znajduje się w Niemczech.

Wydawca nie musi z tego powodu automatycznie zacząć doliczać VAT do wszystkich polskich faktur. Powinien jednak przed pierwszą odpowiednią usługą zarejestrować się do VAT-UE, uzyskać aktywny status i używać europejskiego numeru poprzedzonego kodem PL.

VAT-UE sprawdzamy również po stronie kontrahenta

Do rozliczeń unijnych bardzo ważny jest system VIES, umożliwiający sprawdzenie, czy podany przez kontrahenta numer VAT UE jest aktywny. Nie należy zakładać, że skoro firma ma w stopce niemiecki czy francuski numer, na pewno spełnia wszystkie warunki rozliczenia B2B.

Dane kontrahenta warto zapisać wraz z potwierdzeniem weryfikacji, szczególnie przy rozpoczęciu współpracy. Jest to część podstawowej dokumentacji pozwalającej wykazać, dlaczego usługę rozliczono jako transakcję B2B w innym państwie.

Po rejestracji pojawia się informacja VAT-UE

Rejestracja nie kończy się na nadaniu numeru. Podatnik dokonujący odpowiednich transakcji wewnątrzwspólnotowych składa informacje podsumowujące VAT-UE, w których wykazuje wymagane dane dotyczące transakcji. MF wskazuje ten obowiązek wprost.

Dla afilianta oznacza to, że nawet jeżeli jego zwykła polska księgowość jest bardzo prosta i nie składa klasycznego JPK jak czynny VAT-owiec w zakresie sprzedaży opodatkowanej, współpraca z unijną siecią może stworzyć dodatkowy obowiązek raportowy.

USA, Wielka Brytania czy Szwajcaria to nie VAT-UE

Numer VAT-UE dotyczy rozliczeń unijnych. Jeżeli wydawca świadczy usługę firmie z USA albo innemu państwu trzeciemu, może nadal zastosować zasadę B2B dotyczącą miejsca świadczenia, ale sama transakcja nie staje się przez to „VAT-UE”.

Właśnie dlatego nie powinno się używać określeń „faktura zagraniczna” i „faktura VAT-UE” zamiennie. Zagraniczny kontrahent może znajdować się w UE albo poza nią, a obowiązki są różne.

Najprostsze podsumowanie

Jeżeli jako publisher zaczynasz współpracę z firmą z UE, sprawdź trzy rzeczy: czy kontrahent jest podatnikiem, czy jego VAT UE jest aktywny oraz czy sam posiadasz rejestrację VAT-UE przed pierwszą usługą. To niewielka formalność, ale jej pominięcie potrafi później generować niepotrzebne korekty.

VAT-UE nie oznacza, że automatycznie stałeś się „pełnym VAT-owcem”. Oznacza przede wszystkim, że polski system podatkowy identyfikuje Cię jako podmiot dokonujący określonych transakcji wewnątrz Unii.

Partnerem działu Podatki jest Księgowość Lead Group.

Wyspecjalizowana kancelaria podatkowa, która świat afiliacji ma we krwi. Jeżeli potrzebujesz pomocy w rozliczeniach księgowych związanych z reklamą lub światem marketingu, skontaktuj się z nimi.